Autodoc optimiert Rechnungsprüfung

Autodoc bietet eine breite Palette von Produkten an: Bremssystemkomponenten, Karosserieteile, Stoßdämpfer, Federn, Auspuffteile, Innenraumzubehör, Kupplungsteile, Lenkungs- und Klimaanlagenkomponenten, Heizungen, Reparatursätze und Motoröl. Der Online-Händler hat in den letzten Jahren ein überdurchschnittliches Wachstum erlebt. In der Folge sind die logistischen Anforderungen und die Geschäftsprozesse deutlich komplexer geworden. Um die Nachfrage in ganz Europa zu befriedigen, hat Autodoc nicht nur zusätzlichen Lagerraum angemietet, sondern auch Projekte zur Prozessoptimierung initiiert. Eine davon ist die Automatisierung des Wareneingangs, bei der die Lösungen und Standards der TecAlliance eine wichtige Rolle spielen.

Die Lösung für die Industrie bietet Vorteile für Absender und Rechnungsempfänger

„Bei unseren 600.000 Seiten Lieferantenrechnungen pro Jahr ist eine manuelle Prüfung nicht mehr machbar“, berichtet Thomas Hirte, Teamleiter und Product Owner bei Autodoc, der das Projekt leitet. „Wir konnten nur stichprobenartige Kontrollen durchführen und damit ein großes Einsparungspotenzial in Kauf nehmen. Der Aufwand für die nachträgliche Bearbeitung und Rechnungsänderungen war zu hoch. Für uns hatte die Automatisierung der Rechnungsprüfung (mit einem Vergleich zwischen Bestellung und Lieferschein) eine hohe Priorität“.
Das e-Invoicing-Modul ist eines der Schlüsselmodule des Order Managers, der B2B-Plattform für die Auftragsabwicklung in Europa, die von 280 Zulieferern und über 35.000 Großhändlern weltweit genutzt wird. Dies ermöglicht es den Benutzern, elektronische Rechnungen schnell und einfach, nach einem gemeinsamen Standard und in Übereinstimmung mit dem Gesetz zu erstellen und zu empfangen.
„Der Order Manager ermöglicht es uns, viele Lieferanten mit einer einzigen Schnittstelle zu erreichen. Jeder Lieferant, der an die Plattform angeschlossen ist und das e-Invoicing-Modul nutzt, erleichtert uns die Arbeit“, erklärt Hirte. „Aber es ist auch einfacher und billiger für Zulieferer von Komponenten, einen in der Branche bereits etablierten Standard zu verwenden, als eigene Systeme zur Erzeugung und zum Versand elektronischer Rechnungen zu entwickeln.

Alle Informationen mit einem Klick

Autodoc erhält über den Order Manager einen elektronischen Lieferschein, noch bevor die Artikel eintreffen. Wenn die Artikel ankommen, wird der Lieferschein oder die Packliste gescannt und mit dem elektronischen Lieferavis und der elektronischen Rechnung verglichen.  So hat der Bediener im Lager alle wichtigen Informationen sofort auf dem Bildschirm zur Verfügung: Sie können die verpackten Artikel auf der Palette und die entsprechenden Aufträge einsehen. Die Artikelinformationen bilden die Grundlage für den Vergleich mit der Rechnung. Bei Unstimmigkeiten zwischen Lieferung und Rechnung ist eine Gutschrift oder eine neue Rechnung erforderlich.

Schnellere und einfachere Prozesse dank Standardisierung

Das e-Invoicing-Modul ist nach dem internationalen Standard ISAE 3402 zertifiziert und ermöglicht die papierlose Bearbeitung der Rechnung gemäß den Steuervorschriften. Für die elektronische Verarbeitung wird die Rechnung über den Order Manager als strukturierte Nachricht im Datenformat TXML 2.5 gesendet. Dies reduziert die Prüf- und Bearbeitungszeiten. Darüber hinaus wird die Rechnung als signiertes PDF bereitgestellt, das für die gesetzeskonforme Zusammenstellung und Archivierung verwendet werden kann.
„Wir sind ein langjähriger Kunde der TecAlliance, weil wir von den Vorteilen einheitlicher, standardisierter Datenlösungen in der gesamten Branche überzeugt sind. e-Invoicing liefert uns qualitativ hochwertige Daten, die uns helfen, unsere Prüfungsprozesse zu optimieren“, so Hirte.

Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und Kosten

Etwa 70% der Lieferanten von Autodoc sind an die Order Manager-Plattform angeschlossen. Mit dem TXML-Standard bietet die elektronische Rechnungsstellung zahlreiche Vorteile und erleichtert die Anbindung von Autodoc an neue Lieferanten. „Für die Rechnungen, die wir im TXML-Format erhalten, ist der Bearbeitungsaufwand minimal. Rechnungen mit 1.000 Positionen erfordern keinen großen Aufwand. Auch jeder weitere Lieferant lässt sich mühelos in das System integrieren“, erklärt Hirte. „Wir nutzen die elektronische Rechnungsstellung seit einem Jahr und sind damit sehr zufrieden. Wir empfehlen auch unseren Lieferanten, diese Lösung zu nutzen, um von den Vorteilen der automatischen Rechnungsstellung zu profitieren. Quelle: TecAlliance, Autodoc

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