Neue IT-Schnittstelle für Fuhrparks: Noch höhere Abrechnungseffizienz bei Carglass
Verbesserte Rechnungsabwicklung bei Carglass: Der Kölner Autoglasspezialist bietet Flottenkunden ab sofort eine neue IT-Schnittstelle an, die die Abrechnungsqualität nochmals deutlich steigert und mit einfacheren Prozessen zu mehr Effizienz im Fuhrparkmanagement führt. Das System wurde in enger Zusammenarbeit mit den Maltesern, einer der großen Hilfsorganisationen in Deutschland, entwickelt und verhindert fehlerhafte Rechnungspositionen. Erste Effekte sind bei dem Pilotpartner deutlich sichtbar, die Abrechnungsqualität ist seit Einführung der IT-Lösung nochmals gestiegen.
Funktionierendes Handwerkszeug ist ein Muss für die Malteser. Damit deren rund 8.000 Fahrzeuge auch nach Glasschäden schnell wieder für den Einsatz bereit sind, empfiehlt die Malteser Bundesgeschäftsstelle ihren 700 Standorten im Schadenfall den Besuch eines der 345 Service-Center von Carglass in Deutschland. Um die Auftragsabwicklung künftig noch reibungsloser zu gestalten, hat Carglass in enger Abstimmung mit der Hilfsorganisation eine neue Abrechnungsschnittstelle entwickelt, die sich potenziell auch für andere Fuhrparks adaptieren lässt.
„Unser Auftrag ist der Dienst am Menschen“, sagt Dr. Heiko Dahm, Stellv. Leiter Einkauf bei den Maltesern. „Während unsere Mitarbeiter mit dem Auto in der Werkstatt sind, können sie dieser fundamentalen Aufgabe nicht nachgehen. Deswegen sind wir sehr daran interessiert, alle Reparaturvorgänge für die Fahrzeugnutzer sehr einfach und für uns als Organisation sehr effizient zu gestalten.“ Hier spielt die neue IT-Schnittstelle ihre Vorteile aus, unterstreicht Marco Heistermann, Leiter Vertrieb Gewerbe- und Großkunden bei Carglass in Deutschland: „Noch weniger Abrechnungsfehler und schlanke, automatisierte Prozesse helfen unseren Kunden, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.“
Schnittstelle für noch bessere Rechnungsqualität und mehr Effizienz
Eingeführt haben die Malteser und Carglass die neue Abrechnungsschnittstelle im September 2018. Sie stellt sicher, dass der Auftrag für das betroffene Fahrzeug von der Terminvergabe bis zur Fakturierung mit der richtigen Einheit und folglich der richtigen Rechnungsadresse verknüpft ist. So ist garantiert, dass die relevanten individuell vereinbarten Konditionen berücksichtigt werden.
„Mit besserer Auftragssteuerung und höherer Abwicklungseffizienz erreichen wir eine insgesamt höhere Abrechnungsqualität“, freut sich Gunther Laube, Regional Sales Manager bei Carglass Deutschland, über den erfolgreichen Projektabschluss. Er hatte das Vorhaben gemeinsam mit Samir Chaaboute, Vertriebsinnendienst bei Carglass Deutschland, koordiniert. „Wir entlasten die Prozesse unserer Kunden signifikant und ermöglichen spürbare Kosteneinsparungen“, so Laube.
Mehr Transparenz und Effizienz erreicht Carglass auch durch eine Reduzierung der Kundennummern für die Malteser: Sie sank im Zuge des Projekts von mehr als 900 auf jetzt nur noch vier.
Um den Abrechnungsprozess noch straffer zu gestalten, versendet Carglass zudem die Rechnungen nicht mehr papierhaft an die einzelnen Organisationseinheiten der Malteser, sondern elektronisch an die zentrale Rechnungsstelle in Berlin. Diese übergibt die Dokumente dann vorkontiert an die zuständige Buchhaltung. Dr. Heiko Dahm zieht eine positive Bilanz:
„Die Zusammenarbeit mit Carglass war auch in der Vergangenheit sehr gut, die neue Schnittstelle hat sie aber nochmal auf eine höhere Stufe gehoben. Die immer schon hohe Rechnungsqualität hat sich im Laufe des Projekts weiter verbessert.“
Quelle: Carglass
