Ersatzteilbestellung besser managen

Ersatzteilbestellungen professionell managen mit dem Order Manager

Präziser, schneller und kostenoptimierter können Prozesse erfahrungsgemäß immer werden. Daran haben Teilehersteller, Großhandel und Werkstatt gleichermaßen ein Interesse. Damit die Abwicklung von Ersatzteilbestellungen künftig noch besser klappt, hat TecAlliance auf der Automechanika in Frankfurt eine weiterentwickelte Order to Invoice-Lösung vorgestellt: Der Order Manager bündelt alle Prozesse professionell in einem System und deckt die komplette Lieferkette ab: vom Hersteller über Handel bis zu den Werkstätten.

Von der elektronischen Teileverfügbarkeitsanfrage über die Bestellung bis hin zur Rechnungslegung lassen sich alle Prozesse abwickeln: Der Order Manager ist ein Multifunktionswerkzeug für den gesamten Order-to-Invoice-Prozess. Seine Benutzeroberfläche ist intuitiv und ermöglicht den Zugriff auf alle TecAlliance-Prozess-Module für die Supply Chain: die Auftragsabwicklung (Order), die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing), die Garantie- und Retourenabwicklung (Returns) sowie der Zugriff auf Artikelinformationen (Collaborative Managed Data). Die wichtigsten Vorteile der integrierten Lösung sind Kostenersparnis sowie eine Beschleunigung und Vereinfachung der Prozesse durch Automatisierung und Digitalisierung.

Module und Funktionen im Überblick

Mit dem Basis-Modul Order behält der Anwender alle wesentlichen Schritte einer Bestellung im Blick, was die Zusammenarbeit mit sämtlichen Handels- bzw. Industriepartnern reibungsloser gestaltet. Durch verschiedene Integrationstiefen und Schnittstellen lässt sich das Modul optimal in bestehende Prozesse einbinden. Die Nachrichtenformate zur Datenübermittlung sind standardisiert, durch Automatisierung und Optimierung der Auftrags- bzw. Bestellabwicklung lassen sich Kosten weiter verringern.

Das Modul e-Invoicing ermöglicht die einfache und steuerkonforme Rechnungsabwicklung und effiziente Rechnungsstellung. Material- und Prozesskosten werden reduziert, die Rechnungsverarbeitung lässt sich automatisieren. Darüber hinaus sind Bearbeitungsstände auf einen Blick ablesbar. Mit dem Modul CMD (Collaborative Managed Data) haben Teilelieferanten die Möglichkeit, Artikel und Preisinformationen für Teilehändler gezielt bereitzustellen. Das Modul ist bei allen Beteiligten uneingeschränkt einsetzbar, ohne ein bestehendes ERP. Der Aufwand für manuelles Nacharbeiten lässt sich minimieren, die Time-to-Market-Zeitspanne verkürzt sich, Prozesskosten werden durch individuelle Automatisierung weiter verringert.

Mit dem Modul Returns sind Reklamationen und Retouren an die Lieferanten deutlich schneller zu übermitteln als manuell. Dank der Anbindung an die TecDoc Artikel- und Fahrzeugdaten beschleunigt sich der Prozess der Reklamationsabwicklung so erheblich. Die Mit der zentralen Administrationssicht hat der Anwender jederzeit die aktuellen Stände von Retouren und Reklamationen im Blick.

Was bringt der Order Manager im Einzelnen?

Ziel des Order Manager ist es, die Kommunikation mit allen Business Partnern über die gesamte Lieferkette hinweg zu vereinfachen und noch effektiver zu gestalten. Jeder Partner benötigt nur eine Anbindung an die B2B-Plattform und kann so mit allen Geschäftspartnern – unabhängig von deren Anforderungen an Formate und technische Anbindung – problemlos kommunizieren. Hersteller, Handel und Werkstätten profitieren von der Bündelung der Bestell-, Rechnungs- und Rückgabeprozesse in einem System.

Teilehändler können den gesamten Order-to-Invoice Prozess in einer Lösung managen und erzielen Zeit- und Kostenvorteile durch integrierte und aufeinander abgestimmte Kommunikationskanäle sowie standardisierte Formate und Modelle für Lieferstrukturen. Das erhöht langfristig die Kundenzufriedenheit und bedeutet zugleich eine Unterstützung bei Produkteinführungen und Rollouts.

Der Handel behält mit dem Order Manager jederzeit den Überblick über alle relevanten Artikelinformationen wie Preise und Verfügbarkeiten, die er über eine direkte ERP-Anbindung auch mit seinen Warenwirtschaftssystem synchronisieren kann. Darüber hinaus ist der Order Manager eine zentrale und effektive Kommunikationsplattform über die gesamte Lieferkette hinweg: Bestellabwicklungen werden noch verlässlicher dank transparenter Statusinformationen. Reaktionszeiten verkürzen sich, der Service für die eigenen Kunden lässt sich so stetig optimieren.

Der Werkstatt steht mit dem Order Manager eine zentrale Lösung zur Abwicklung von Bestellungen, Reklamationen und Retouren zur Verfügung. Damit gelingen die korrekte Adressierung und die Ankündigung von Reklamationen. Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen lassen sich so jederzeit auf einen aktuellen Stand bringen, Abläufe werden harmonisiert und ermöglichen stabile Strukturen innerhalb des Unternehmens.

Online-Lösung, ergänzt durch mobile App

Der Order Manager ist eine Online-Lösung, die durch eine mobile App zur noch schnelleren Produkterfassung ergänzt wird. Auf Wunsch lassen sich mit der App eingescannte Artikel direkt im Warenkorb ablegen. Die Einzelmodule des Order Manager sind separat oder als Gesamtlösung zu nutzen. Bei Bedarf helfen die Experten von TecAlliance dabei, herauszufinden, welche Modulkombination für das Unternehmen jeweils am besten geeignet ist. Darüber hinaus leisten sie Unterstützung bei der Implementierung in die Unternehmensarchitektur bzw. in ein ERP-System.

Bild: TecAlliance / istock

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